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vereinbarkeit dank asynchroner tools und klarer kommunikation

Tim und Thomas von Janssen: Asynchrone Tools + klare Kommunikation = mehr Vereinbarkeit!

Ich werde mein Versprechen einlösen und die Papas öfter zu Wort kommen lassen. Deshalb gehen wir heute mit doppelter Power an den Start. Tim und Thomas von der Firma Janssen sind heute meine Gäste und werden uns einen Einblick in das Thema Employee Ressource Groups geben und uns zeigen, wie wir dank hilfreicher Kommunikationsmethoden und asynchroner Tools ein positives New Work Erlebnis für eine bessere Vereinbarkeit schaffen können.

 

Was haben eure Jobs mit dem Thema Vereinbarkeit & Unternehmenskultur zu tun?

Tim:
Unsere Jobs an sich sind nicht spezifisch auf Vereinbarkeit oder Unternehmenskultur ausgerichtet. Aber in meiner Position als Führungskraft und als Vater nehme ich eine Vorbildfunktion ein. Diese Vorbildfunktion ermutigt andere, ähnliche Praktiken zu übernehmen, was insgesamt zu einer inklusiveren und familienfreundlicheren Arbeitsumgebung beiträgt

Andere Unternehmen nennen es Initiativen, ihr ERG – was steckt dahinter?

Tim:
Initiativen sind spezifische Projekte oder Programme, die auf ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis ausgerichtet sind und oft einen definierten Anfang und ein Ende haben. Sie können von jedem Teil des Unternehmens gestartet werden, um bestimmte Verbesserungen oder Veränderungen herbeizuführen.

Employee Resource Groups (ERGs) hingegen sind mitarbeitergeführte Gruppen, die sich auf gemeinsame Interessen oder Identitäten, wie Beruf, Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit oder Lebensstil, konzentrieren. Sie sind in der Regel dauerhaft und zielen darauf ab, Unterstützung zu bieten, die Unternehmenskultur zu beeinflussen und zur persönlichen und beruflichen Entwicklung ihrer Mitglieder beizutragen.

Der Hauptunterschied liegt also in ihrer Struktur und Dauerhaftigkeit: Initiativen sind zeitlich begrenzte Projekte mit einem spezifischen Fokus, während ERGs sind i.d.R. langfristige Gemeinschaften mit breiteren sozialen und unternehmenskulturellen Zielen sind. So wird es zumindest bei J&J definiert.

 

Wie kam es zum Männernetzwerk bei Janssen und welche Benefits bringt es mit sich?

Thomas:
Der Ausgangspunkt war die Feststellung, dass wir zwar viel über Männer sprechen, aber nicht genügend mit ihnen über die Themen Vereinbarkeit und Geschlechtergleichheit sprechen. Etwa ein Drittel unserer Mitarbeitenden sind männlich. Bei Men@Work handelt es sich übrigens um ein Netzwerk, das sich nicht nur an Väter, sondern an alle Männer richtet. Dabei sind die Perspektiven unserer weiblichen Kolleginnen äußerst wichtig, da wir die Bedürfnisse der Männer in Bezug auf Vereinbarkeit und Gleichstellung nicht isoliert betrachten können, sondern immer als Teil eines sozialen Systems, zu dem alle Geschlechter gehören. Men@Work versteht sich in erster Linie als Austauschnetzwerk, ein Raum, in dem Interessierte – unabhängig von Alter, Geschlecht und Position – ihre Erfahrungen zum Thema Vereinbarkeit teilen können.

 

Welche Funktion haben diese ERGs in der heutigen Unternehmenslandschaft?

Thomas: 
Sie sind idealerweise ein Ausdruck lebendiger Unternehmenskultur. Eine Kultur, in der sich Mitarbeitende aktiv einbringen können und so für ihre Interessenten und Bedürfnisse einstehen können. Sie helfen Unternehmen oder anderen Organisationen dabei, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Im Interesse der Arbeitnehmer, aber natürlich auch im Interesse des Arbeitgebers, um attraktiv zu bleiben oder gar noch attraktiver zu werden. Neben Arbeitnehmern und Arbeitgeber profitiert aber noch eine weitere Gruppe durch ERGs. Nämlich die Gesellschaft. ERGs wirken häufig noch weiter als über den ursprünglichen Gründungszweck hinaus. Am Beispiel Men@Work können wir das gut verdeutlichen: Wenn wir uns dafür stark machen, dass Väter die Möglichkeit haben sollten, Elternzeit über auch über die zwei Monate hinaus nehmen zu können, dann tragen wir auch zur wirtschaftlichen Stärkung der Mütter bei.

 

Wie hat der ‘New Way of Work’ das Thema Vereinbarkeit beeinflusst? Gerade mit Fokus auf Kommunikation und asynchrone Tools?

Tim:
Unter ‘New Work’ verstehe ich die optimale Nutzung von Tools sowie verbesserte Collaboration und Communication, die das Thema Vereinbarkeit entscheidend beeinflusst haben, besonders im Hinblick auf asynchrone Arbeitsweisen und Kommunikationstools. Diese Neuausrichtung hat Flexibilität zum Kern des modernen Arbeitslebens gemacht.

Durch den Einsatz asynchroner Tools können Mitarbeiter ihre Arbeit effizient in ihren Alltag integrieren, was ihnen erlaubt, berufliche Aufgaben flexibel zu erledigen – etwa außerhalb traditioneller Arbeitszeiten. Dies unterstützt insbesondere die Work-Life-Balance von Eltern und pflegenden Angehörigen, indem es ihnen ermöglicht, berufliche Verpflichtungen und private Bedürfnisse besser aufeinander abzustimmen.

Eine effektive Nutzung von Kommunikationstools fördert diese Flexibilität weiter. Teams können Informationen und Aufgaben so teilen, dass jedes Teammitglied sie dann bearbeiten kann, wenn es am besten in den eigenen Zeitplan passt, ohne dass eine Synchronisation in Echtzeit erforderlich ist. Das reduziert den Druck, permanent verfügbar sein zu müssen und mindert das Risiko von Meeting-Überlastungen.

Insgesamt hat der ‘New Way of Work’ die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch die Förderung von flexiblen Arbeitsarrangements stark verbessert, indem er Mitarbeitern mehr Autonomie über ihre Arbeitszeit gibt und eine effiziente, aber flexible Kommunikation innerhalb von Teams ermöglicht.

Denn eine Videokonferenz oder Home Office, ist alles nur nicht flexibel 😉

 

Welche Tipps in Sachen Tools oder Kommunikationsmethoden habt ihr für uns?

Tim:

Meine Top 5:

1.       Kollaborationsplattformen nutzen: Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Asana ermöglichen es Teams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und gleichzeitig asynchrone Kommunikation zu unterstützen. Indem alle relevanten Informationen und Dateien an einem Ort gesammelt werden, kann jeder darauf zugreifen, wenn es für ihn am günstigsten ist.

 

2.       Projektmanagement-Software einsetzen: Werkzeuge wie Trello, Jira oder Monday.com helfen dabei, Aufgaben zu verwalten und den Fortschritt von Projekten zu verfolgen. Diese Systeme bieten Übersichtlichkeit und helfen, den Überblick über Deadlines und Verantwortlichkeiten zu behalten, ohne ständig nach Updates fragen zu müssen.

 

3.       Flexible Meeting-Tools verwenden: Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Google Meet sind unerlässlich, aber ihre Nutzung sollte optimiert werden. Empfehlenswert ist es, regelmäßige, aber gut strukturierte Meetings zu planen und dafür zu sorgen, dass Meetings aufgezeichnet werden, damit Personen, die nicht teilnehmen können, später darauf zugreifen können.

 

4.       Dokumenten-Sharing und Echtzeit-Bearbeitung: Google Docs, Microsoft 365 und andere Cloud-basierte Dokumenten-Tools erleichtern die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und ermöglichen es mehreren Personen, gleichzeitig zu arbeiten und Änderungen in Echtzeit zu sehen.

 

5.       Kommunikationsrichtlinien festlegen: Es ist wichtig, klare Richtlinien zu etablieren, wie und wann welche Tools genutzt werden sollten. Beispielsweise kann man vereinbaren, dass Instant-Messaging für dringende Kommunikation und Teams für weniger zeitkritische Informationen verwendet wird. So vermeidet man Missverständnisse und stellt sicher, dass Nachrichten zeitgerecht gelesen und beantwortet werden.

 

6.       Asynchrone Updates etablieren – außerhalb von Meetings: Anstelle von ständigen Meetings können Teams regelmäßige schriftliche Updates nutzen, um den Fortschritt zu teilen und auf dem Laufenden zu bleiben. Beispielsweise können in Microsoft Teams Statusberichte und Bulletins veröffentlicht werden, die Informationen über Projekte, Abteilungsneuigkeiten oder andere wichtige Updates enthalten.

 

Diese Praxis reduziert den Bedarf an Meetings und ermöglicht es jedem im Team, Informationen zu verarbeiten und zu reagieren, wenn es in ihren Zeitplan passt, was wiederum die Flexibilität und Effizienz erhöht.

 

Was können wir Mamas ändern, damit Väter mehr Lust auf Elternzeit haben?

Thomas
Gleich vorweg: Die Situationen sind immer höchst individuell und meine Gedanken daher nicht allgemeingültig. Ich persönlich finde vor allem zwei Betrachtungsweisen wichtig, die auch nicht an die Frage „Elternzeit ja oder nein“ geknüpft sind. Die Erste ist, dass ich Mütter ermutigen möchte, die Unterstützung aktiv einzufordern und – wenn nötig – fast einen leichten Zwang auszuüben, die Väter am Alltag zu beteiligen, auch wenn sie mglw. voll berufstätig sind und die Mutter mglw. nicht. Ein Beispiel aus unserem Familienleben: meine in Teilzeit arbeitende Frau hat mir (ich arbeite in Vollzeit) gesagt: „Die Impfungen der Kinder stehen an, Du gehst dahin und organsiert Dich so, dass Du das übernehmen kannst.“ Es ist wichtig, dass die Kinder auch die Väter in Alltagssituationen erleben, um das Vertrauen ineinander zu stärken. Die zweite Betrachtungsweise bezieht sich auf das Loslassen und Akzeptieren. Ein Vater, der Verantwortung für die Kindesentwicklung übernimmt, tut das auf seine Weise und die wird anders sein, als die der Mutter. Und das muss so sein. Bei vielen Entscheidungen gibt es nicht immer eindeutig richtig oder falsch. Es ist wichtig sich gegenseitig den Freiraum zu geben es so zu machen, wie man möchte.

Was möchtet ihr uns als wichtigste Botschaft zum Thema Vereinbarkeit und ERGs mitgeben?

Thomas

Steht für Eure Bedürfnisse ein, sucht Gleichgesinnte und tauscht Euch aus. Überlegt, wie ihr Sichtbarkeit und Verständnis für die Relevanz Eures Themas schafft und auch, wer welchen Nutzen davon haben könnte.

Ein Satz, oder ein Tipp, der mir in dem Zusammenhang sehr in Erinnerung geblieben ist: Macht das Thema zum Thema!

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